¿Por qué usar software de gestión de práctica legal en tu firma?

En industrias o profesiones ajenas a la legal, es común que su personal se apoye con software de gestión de proyectos. En esas plataformas los usuarios, dependiendo de sus permisos, pueden crear proyectos con checklists, asignar tareas, establecer fechas de entrega, asignar responsables y más funcionalidades que habilitan la colaboración remota como nunca antes. Como de costumbre, cuando se trata de tecnología, los abogados vamos atrás, sin embargo ya es una sólida tendencia alrededor del mundo que los abogados hagan equipo con software de gestión de práctica legal. Esto se vio catalizado por la pandemia, que ha empujado a muchos a dar finalmente el paso de migrar a la nube.

Las herramientas de gestión de práctica legal son diseñadas por abogados para abogados, por lo que ofrecen una experiencia de uso sumamente intuitiva y funcional para estos profesionales. A continuación comparto con ustedes cuatro aspectos a través de los cuales tu firma puede obtener valor tras implementar el uso de un software de gestión de práctica legal:

Datos

Los datos son el nuevo petróleo. El primer paso para beneficiarse de ese hecho, es recabar datos de calidad. La mejor manera para hacer esto es apoyándose con un software de gestión de práctica legal. Estas herramientas concentran en un solo lugar los datos relevantes para tus operaciones, de forma que solo debes ingresar cualquier dato una sola vez y a partir de ahí el sistema lo usará cuantas veces sea necesario para generar recordatorios, documentos legales, documentos de cobranza, comunicaciones con el cliente, etc. Ya quedaron atrás los días de ingresar el mismo dato en repetidas ocasiones o de andar buscando información entre papeles, post-its, notas del celular, mail o whatsapp. Además de los datos del cliente, estas herramientas almacenan y permiten visualizar datos internos que son la base para establecer métricas que evalúen la eficiencia y productividad de tu equipo.

Trabajo en equipo remoto

La mejor manera de habilitar a tu equipo para que sean efectivos fuera de la oficina, es implementando el uso de un software de gestión de práctica legal. Estas herramientas ofrecen a tu equipo un medio por el cual puedan acceder con facilidad y seguridad al contenido necesario para ser productivos, tomar decisiones y dejar una sonrisa en el cliente desde cualquier lugar. De igual forma estas herramientas ofrecen a tu equipo un inmejorable canal de comunicación interno.

Experiencia del cliente

Diversas funcionalidades de estas herramientas son diseñadas centradas alrededor del cliente. Algunas plataformas ofrecen un portal para que tus clientes se comuniquen con tu equipo de manera segura y se mantengan actualizados sobre el estado de sus asuntos. También ofrecen la posibilidad de agendar y pagar en línea los servicios prestados. Otro ejemplo es el envío de formularios en donde se recaba del cliente los datos y documentos necesarios para el caso concreto, ahorrando tiempo a ambas partes.

Manejo de casos o asuntos

Cuando observamos a detalle un caso o un asunto, es posible deconstruirlo de manera tal que terminemos con un listado de tareas o actos necesarios para avanzar y dar por concluido dicho asunto. Si asignamos una descripción, una fecha y un responsable a la ejecución de cada una de estas tareas, la comunicación y el funcionamiento de tu equipo se verán optimizados. Otra gran ventaja para gestionar tus asuntos por medio de estas herramientas, es que puedes generar tipos de asunto personalizados a los procesos que más se repiten en tu práctica. Por ejemplo, si generas contratos de arrendamiento con frecuencia, puedes establecer una serie de pasos así como a personas responsables que serán asignadas por default siempre que entre al sistema la solicitud de generar un nuevo contrato de arrendamiento.

Las razones enlistadas anteriormente apenas alcanzan a rasgar la superficie de las oportunidades que este aliado tecnológico puede ofrecer a tu práctica legal. Sin embargo, no hay que olvidar que antes de contratar cualquier herramienta tecnológica, es necesario que tu equipo haya adoptado la cultura necesaria para enfrentar con la mejor actitud y compromiso este tipo de cambios. Si deseas conocer a mayor profundidad el valor que la implementación de software de gestión de práctica legal puede aportar a tu equipo de abogados, ponemos a tu disposición los siguientes recursos:

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